ファシリテーターの役割

ファシリテーターの役割

　ファシリテーターの役割は「グループや組織の意思決定を支援すること」です。

　組織は共通目的・目標に向かって動いており、議論はその共通目的・目標を達成するために行われるものです。しかし構成員1人1人は仕事における立場・役割・スキルも違えば、持っている価値観、経験も違う個人です。また各々の親密性や個人的感情なども異なるでしょう。

　このような背景の中で、組織としての意思決定を果たすためには、中立的な立場から会議を進行していく役割の存在が不可欠です。しかしファシリテーターは意思決定者ではありません。グループや組織の最終意思決定者は「長・リーダー」であり、ファシリテーターは長・リーダーが質の高い意思決定を行えるよう、支援していく存在です。そしてその役割を果たすためには、次に上げる２つの力が必要です。

ファシリテーターの2つの能力

　ではファシリテーターが役割を果たすために必要な、２つの能力について解説致します。

会議設計

　ファシリテーターには会議を設計する力が求められます。会議設計とは「会議の目的の達成に向けた道すじ、プロセスを作ること」です。

　その会議の目的は何か？議論すべきお題目は何か？会議終了時に生み出されているべき成果物は何か？

　これら会議の到達目標を明確にし、そこに至るまでの「議論の構成」を作りこむことで、会議の進行をマネジメントできるよう準備をしておきます。

　何事にも準備が必要なように、会議にも入念な準備が必要です。会議は生もの、ライブです。１人で問題探索や解決策を考えている時とは違い、意見の対立、議論のスタック、そもそも論の堂々巡り、論点のズレ、強引な発言、沈黙などが、目まぐるしく展開されていきます。

　そのような環境の中で会議のゴールを見失わず、決められた時間で最大限の良質な意思決定に会議を導くためには、事前の準備が不可欠です。これを怠ると出たとこ勝負での会議進行となり、多くの場合失敗します。

　下図は会議設計をきちんとした会議のイメージです。

　橙色の線と吹き出しが会議設計で、青色の線と吹き出しが（想定される）議論です。多くの場合、議論はあっちこっちに飛んでいきます。そして結局会議で何も決まらなかった、何のための会議だったのか、、、という経験をされた方は多いと思います。

　議論とはそもそもこういう結果に陥りがちなものですが、会議設計が正しくなされることで、ファシリテーターは「あ、今議論のポイントがズレているな」と気が付くことが出来るようになります。気が付くことができれば修正が可能となり、会議の目的や成果物まで一歩ずつ前進できることになります。

　会議設計には次の構成要素があります。

・共有　・定義　・解明　・発散　・収束

　・共有とは起きている問題や解決すべき課題、また議論に必要な情報を共有すること

　・定義とは、抽象的な言葉の定義を明らかにすること

　・解明とは、問題の真因を分析すること

　・発散とは、解決策などのアイデアを多く出すこと

　・収束とは、判断基準を設けて合意形成を支援すること

　これらの設計要素を、議題と成果物に応じて構成することが会議設計です。

　※会議設計の参考記事：会議の設計図をつくる

会議進行

　会議進行は、会議の設計図通りに会議を進行していく力です。会議が設計通りに進行することはまずありません。上述の通り、意見の対立、議論のスタック、そもそも論の堂々巡り、論点のズレ、強引な発言、沈黙などが、目まぐるしく展開されていきます。

　その中で設計図通りに議論をすすめ目的を果たすためには、主に

・問いを立てること

・意見の整理

　が必要です。

　ドラッカーは「重要なことは、正しい答えを見つけることではない。正しい問いを探すことである。」と述べています。適切な問いを立てることで、メンバーの思考を促進し、意見やアイデアを引き出し、議論を活性化させ、より優れたアウトプットを生み出すことになります。

　人間の思考には必ず偏りがあり、意見には少なからず思考の偏りが反映されます。その結果ある1つの論点だけで議論が進むと、重要な論点の抜け漏れが生じる可能性が高まります。また、出てきた意見を更に深掘りすることで問題の真因を特定できたり、より具体的な施策アイデアが生まれます。

　ファシリテーターは様々な問いを繰り出し、議論を横に広げ、縦に深め、より上質な意思決定材料を整理していくことが求められます。

　また、会議の設計と議論がズレた場合にいち早くそのズレに気が付き、修正を促していくことが必要です。

　さらに、出てきた様々な意見に対して参加メンバー全員が同じ認識で捉えているとは限りません。他人の意見を聞いて「何となく分かるけど、なんか違うような・・」と感じた経験をされた方も多いと思います。これは意見の前提が抜けていたり、参加者の持っている情報量の違い、メンバーの立場、表現の言い回しなどで起こりますが、やはりファシリテーターは意見1つ1つの持つ意味や論理の繋がりについて明らかにし、意味の分かりにくい意見に対しては、質問を繰り出して改めて補足説明を求めることも必要です。

・参考記事：あいまいなことばの意味を定義する

・参考記事：アイデア発散議論の進め方  

・参考記事：問題の真因を解明する議論の注意点

・参考記事：ファシリテータは自分の意見を発言するべきか？

ファシリテーターとリーダー（責任者）の違い

　ファシリテーターはあくまで「意思決定の支援者」です。その会議の最終意思決定を行うのはリーダーです。ファシリテーターは会議設計と会議進行を行うことにより、メンバーのアイデアを引き出し、整理し、合意形成に必要な判断基準を提示して、より質の高い意思決定を支援することが求められます。

　どんなに議論を深め、会議の目的を共有できたとしても、満場一致で皆が賛成する結論が出るとは限りません。最後の最後まで意見が割れることは大いにあります。また満場一致の結論が出たからと言って、それがファシリテートの成果とは言い切れません。満場一致の結論に至った場合、それは論点の展開や議論の深掘りが不十分で、出来合いの意思決定に陥っている可能性もあります。

　最終結論に責任を持つのはリーダーの仕事です。正解のないビジネスの世界では何が最も正しい施策か、など誰にも分かりません。しかしだからこそ、成功確率の高い選択をするため、メンバーから意見を引き出し、整理し、判断材料を提供していくことが、ファシリテーターに求められる役割です。