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会議案内に盛り込むべき４つの要素

2020.02.18

会議案内

サマリー

会議案内文書は、会議参加予定者に会議の内容をイメージさせ、積極的に会議に参加させる態度を形成するように作成します。
そのために会議案内に盛り込むべき要素は、「会議の目的」「会議の目標（成果物）」「会議の進め方」「グランドルール」です。

会議案内文書を作成する目的

　会議とは、メンバーの現状認識を統一し、次にどんなアクションを実行するかの意思決定及び、合意形成を行う場です。

　会議の目的がどんなテーマであれ、会議を開催する側は、その会議の目的や得たいアウトプット（成果物）をイメージし、事前の会議案内やアジェンダで伝えておくことが大切です。

　会議案内を受け取った側は、そのアジェンダを見て色々な事を考えます。もしこのアジェンダが非常に抽象的かつアバウトな内容だった場合、参加者側は会議の目的や具体的な決定事項のイメージを掴むことが出来ません。そうすると会議に出ることに消極的になったり、会議準備を適当に済ませたり、ネガティブな気持ちで会議に臨むといった状況に陥ります。

　会議は複数の人間の時間資源をその場に投入する行為ですので、思いのほかインプットが多い作業です。出席者5人で2時間の会議を行ったなら10人時投入しているのと同じですし、実際には各自の準備時間もあります。これだけの資源投入をしておきながら会議参加者にやらされ感が漂っていては、そのインプットに見合った質の高い意思決定には至りません。

　事前の会議案内には、会議の内容をイメージさせ、積極的に会議に参加させる態度を形成するものであるのが望ましい在り方です。

　会議案内に盛り込むべき４つの要素

　参加者に会議の内容をイメージさせ、積極的な会議参加を促すための会議案内には、次の４つの要素を盛り込むことが大切です。

会議の目的

　この会議が何のために行われるのか、を明確にします。

　例えば「チャネルAの販売強化について」というアジェンダ。これに対して参加メンバーから出る意見として「そもそも何でチャネルAなのか？チャネルBのほうを強化した方がいいのでは？」といった、そもそも論に帰結してしまうことは非常に多いです。

　会議主催者側は、チャネルAに注力すべき理由を把握していますが、参加メンバーはその前提に共有、合意出来ていないことがままあります。目線を下げて目的の確認から入り、この会議の意味を参加メンバーと合意することが、質の高い会議への第一歩となります。

会議の目標（ゴール、成果物）

　この会議で「何を決めるのか」を明確にすることです。

　この時に「○○について」という表現は避けた方が良いです。「○○について」は表現は非常にアバウトな表現であり、受け取った参加者側は、○○について現状を言えばよいのか、アイデアを言えばいいのか、採択可否の意見を言えばよいのかが分かりません。そのため参加者それぞれが議題に対して違うレベル感の解釈をして会議に臨むことになってしまいます。

　私はこの会議の目標については、具体的な成果物を示すようにすることが多いです。例えば、「前回からの進捗検証結果に基づく修正行動計画表の策定」「マーケティング要素ごとの具体的施策アイデア一覧表」など、成果物そのものを会議の目標に設定します。こうすることで、最終的なアウトプットのイメージが参加者に掴んで頂きやすくなります。

　例えば「修正行動計画表」なら行動計画を検証してその内容を解明し、新たな行動計画を立案するんだな」とイメージできますし、「具体的施策アイデア一覧表」なら、「施策のアイデアを発散までやるんだな、意思決定まではいかないんだな」、というようにゴールがイメージしやすくなります。

会議の進め方（予定）

　進め方はあくまで予定です。なぜなら会議は生物であり、様々な角度から想定外の意見が飛び出してくることが通常だからです。しかしだからと言って進め方を決めなくて良いわけではありません。主催者側、主にファシリテーターは、会議の進め方のイメージを持ってくことが必要です。往々にして議論はその目的や目標から脱線し、白熱すれば荒れていきます。しかし予め進め方の軸を持っておけば、何がいつどうズレたのかが把握しやすくなり、最終的な目標までの道筋に軌道修正しやすくなるからです。

　会議が目標に到達できるかどうかはこの会議の進め方にかかっています。いわゆるファシリテーション技術になりますが、これについては後日詳しくご説明させて頂きます。