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    日常業務の「TO DO リスト」と「日程表」の作成

    サマリー

    1. 大きなプロジェクトであればWBSと呼ばれる作業の成果物の構造化を示す系統図を作り、進捗を管理していくこととなりますが、日常の個人に課せられた仕事であっても作業の細分化と抜け漏れなく洗い出し、構造化を行うことで目標への道すじが明確になります。
    2. 日常の仕事の目標を達成するためまずやるべきことは、目の前の仕事を細分化し、抜け漏れなく洗い出してTO DOリストを作成します。また細分化された仕事の所要時間を見積もります。細分化された仕事を、ここではタスクと呼びます。
    3. そしてタスクをTO DOリストを時系列に並び替え、日程表に落とし込むことで、進捗管理の基礎とします。その際に仕事の目標・期限・担当者を明らかにします。

    TO DO リストの洗い出し

    抜け漏れなく洗い出す

     日常の仕事の目標を達成するために、まずはTO DO リストの作成を行います。この時に注意することは、やるべきことを抜け漏れなく洗い出すということです。普段慣れている業務であればTO DOリストの作成はさほど困難ではありませんが、新しい業務や難しい業務をこなすときは、抜け漏れが発生することがあります。抜け漏れが発生していると実行段階で思わぬ問題に直面し、期日目標の達成が難しくなります。なお、ここではTO DOリストに書き出された細分化された仕事をタスクと呼びます。

     ではどのように抜け漏れなくタスクを洗い出すのでしょうか。

    1.大きめのノートや紙、またはアプリを用いる

     普段TO DOリストをメモ帳で行う方も多くいらっしゃいます。慣れている仕事務であればそれで問題ありませんが、新たな業務や非定型業務の場合、目標を完遂するのにどんな作業要素があるのかが分かりにくいものです。タスクの個数が分からない中で抜け漏れなくTO DOリストを洗い出すには、大きめのノートやアプリ、エクセル等、広い紙面を用意すると効果的です。紙面が狭い場合、どうしてもその紙面内にTO DOを収めようという心理が働いてしまい、抜け漏れが発生します。

    2.情報を探索する

     ネットや参考書で調べたり、その分野に知見ある専門家から意見を収集することで抜け漏れを防ぎます。新規事業創出や新たなマーケティング施策の実行など、仕事のスケールが大きい時は参考書や専門家の意見を参考にすることが必要でしょう。

     しかし日常業務の延長にある業務改善や既存業務の発展であれば、担当者の知識経験を活かせますので、ネット情報を活用し探索コストを掛けないのが望ましいです。

    3.上司と相談する

     上司や身近な人と話し合うことで別の視点からの意見をもらえるため、抜け漏れが減ります。新入社員や新たに部署に配属した場合には、この方法を続けると良いでしょう。

    工数(所要時間)を見積もる

     洗い出した仕事を遂行するのに、どれくらい時間がかかるのかを見積もります。受注生産の製造現場では製造リードタイム管理がコスト管理に大きな影響を与えますので、工数の見積もりが大変重要になります。しかしオフィスでの日常業務であっても仕事の工数見積もりは行うべきです。その理由は次の通りです。

    1.工数=コストであることに変わりない

    2.仕事全体の目標には期日が設定されている

     新しい業務や難易度の高い業務の場合、工数の見積もりは難しくなります。やったことのない仕事にどれくらい時間がかかるのかは判断しにくいです。しかし放っておけば上述のとおりコスト増や期日の達成ができなくなる恐れがあります。このような場合は次のような方法で工数を見積もります。

    1.見積しにくいタスクと見積しやすいタスクを選別する

     タスクによって見積もりのしやすさは違います。どんな仕事にも自分が経験したタスクはありますので、それは経験則から工数を導き出します。逆に経験の乏しいタスクについては次の方法で工数を見積もります。

    2.情報を探索する

     ネットや参考書で調べたり、その分野に知見ある専門家から意見を収集することで工数を見積もります。ネットで調べる場合「タスク 所要時間」で検索すると相当数の情報量が出てきます。

    3.バッファーを設ける

     探索して得られた情報はある程度そのタスクに慣れた方の所要時間です。したがって初めてこなすのであればその時間にバッファを設ける必要があります。バッファーを設けるには、

     ・見積困難タスクの所要時間にレイティング係数を掛ける

     ・目標期日までの時間から見積可能タスクの積算を引いてバッファーとする

    などがありますが、後者の方がバッファー時間を設定しやすいと思います。

    4.日頃から自分の仕事を時計やタイムウォッチで記録する

     製造現場ではタイムウォッチの活用は行われますが、オフィス業務ではあまり行われていません。しかし上述のように工数はコストである以上時間を計測し、所要時間を少しづつ短縮していくよう創意工夫を凝らすことは目標達成において重要です。自分がどんなタスクにどれくらい時間がかかるのかを普段から把握しておくと、工数の見積もり能力は格段に上がります。

    日程表を作成する

     TO DOリストの洗い出し及びタスクごとの工数見積もりができたら、それを日程表に落とし込みます。日程表は最低限次の3点が分かるようにします。

    ・タスク名

    ・実施日付と時間

    ・仕事の目標

     次の図は日程表の一例です。

    個人日程表

    チーム日程表

     特に重要で管理すべき項目や、進捗報告が必要な部分についてはマルを付けるなどして分かりやすくしておきます。

    まとめ

     日常業務のTO DOリストと日程表の作成について解説致しました。組織目標の達成は個々人の日頃の仕事の積み重ねに他なりません。社員の毎日の業務に張り合いを持たせ、目標意識を持って仕事に取り組んで頂くためにも、日常業務のTO DOリストや日程表作成は有効です。また取り組む社員本人も、毎日小さな目標を達成することで仕事に達成感ややりがいを感じて頂けますので、仕組みとして導入してみてはいかがでしょうか。


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